ある大学教授の、有名なたとえ話があります。
教授が大きな壺を取り出して、大きめの石をいくつも詰めていきます。
「これ以上入ると思う？」と学生に聞くと、「もう無理です」との答え。
すると教授は小さな石を取り出して、隙間に詰めていきます。
「まだ入ったね。もう限界かな？」
学生たちが「さすがにもう無理です」と言うと、今度は砂を、最後には水を入れていきます。
「僕が何を言いたいかわかるかい？」
学生が「無理すれば埋められる、ということですか？」と答えると、
教授は言いました。
「違うよ。大事なものを先に入れるんだ」
この話、「伝える」ということにもそのまま当てはまると思っています。
プレゼンや資料作成をするとき、つい考えてしまいがちなのは
「どんなデータを載せよう」 「デザインはどうしよう」 「あのエピソードも入れたいな」
といったこと。
でも、これらは「小さな石」や「砂」にあたるものです。
本当に最初に決めるべきは、「誰に」「何を」伝えるか。
ここが「大きな石」です。
相手は何を知りたいのか。 こちらは何を伝えたいのか。
この2つが決まると、他のことは必然的に決まっていきます。
相手を説得するために、どんなデータが必要か。 こちらの目的を伝えるために、どんなトーンで話すべきか。
迷うことが、ぐっと減ります。
そして、時には「自分がどうしても言いたいこと」を我慢することも必要になります。
言いたいことと、伝えるべきことは、違うこともあるからです。
それも、「誰に」「何を」が明確だからこそ、判断できるのだと思います。
たとえば、このイラストをご覧ください。
これは、知り合いの先生から「サボテンのキャラで好きなイラストを注文していいよ」と言われたときにお願いしたものです。
どう見えますか？
サボテンが、相手をまっすぐ見ながらプレゼンをしている。
少なくとも、グラフを使って何かを説明しているのは伝わりますよね。
これが、目的を持って伝えるということです。
「どんな絵にしようかな」ではなく、「何を伝えたいか」が先にある。だから、イラストレーターさんにも迷いなくお願いできました。
大きな石が先に入っていれば、小さな石や砂は自然と隙間に収まっていきます。
逆に、大きな石を決めないまま小さな石で壺を埋めてしまうと、一番大事なものが入らなくなってしまいます。
伝えたいことがたくさんあるときほど、まず立ち止まって考えてみてください。
「誰に」「何を」伝えたいのか。
そこさえ決まれば、あとは自然とついてきます。